Postępowanie konkursowe NFZ krok po kroku — jak podmiot leczniczy przygotowuje ofertę o kontrakt

Dla przychodni, która nie ma jeszcze umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia, albo ma ją w wąskim zakresie i chciałaby ten zakres poszerzyć, postępowanie konkursowe bywa pierwszym poważnym zderzeniem z logiką publicznego płatnika. To nie są negocjacje handlowe, w których liczy się dobre wrażenie i doświadczenie zespołu. To procedura administracyjna prowadzona na podstawie ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz wydanych do niej rozporządzeń i zarządzeń Prezesa NFZ, w której komisja konkursowa ocenia wyłącznie to, co oferent zdołał wykazać w dokumentach i w formularzu ofertowym. Placówka może mieć znakomity zespół i nowoczesny sprzęt, a mimo to wypaść blado, jeżeli tego nie opisze w sposób, który system Funduszu potrafi policzyć.

Poniżej opisujemy przebieg takiego postępowania z perspektywy podmiotu leczniczego, który chce wejść w kontrakt albo zwiększyć jego zakres: od momentu, w którym pojawia się ogłoszenie, przez budowanie potencjału wykonawczego i pracę w aplikacji ofertowej, aż po środki odwoławcze. Tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani lektury konkretnego ogłoszenia — szczegółowe warunki, załączniki i terminy zawsze wynikają z dokumentacji danego postępowania i z zarządzeń Prezesa NFZ obowiązujących w danym rodzaju świadczeń, a wątpliwości warto wyjaśniać bezpośrednio we właściwym oddziale wojewódzkim Funduszu.

Ogłoszenie o postępowaniu i punkt wyjścia placówki

Ustawa przewiduje dwa tryby zawierania umów: konkurs ofert oraz rokowania. Konkurs jest trybem podstawowym; rokowania stosuje się w sytuacjach wyjątkowych, wymienionych w przepisach — między innymi gdy wcześniejsze postępowanie zostało unieważnione, gdy zachodzi pilna potrzeba zawarcia umowy, której wcześniej nie można było przewidzieć, albo gdy krąg podmiotów zdolnych udzielać danego świadczenia jest bardzo wąski. W obu przypadkach punktem startowym jest ogłoszenie, które oddział wojewódzki publikuje w swoim serwisie i w publikatorze informacji o postępowaniach. Ogłoszenie wskazuje przedmiot postępowania, obszar terytorialny, dla którego jest ono prowadzone, maksymalną liczbę umów, jakie mogą zostać zawarte, wymagania wobec oferentów oraz harmonogram: datę składania ofert, otwarcia i planowanego rozstrzygnięcia.

Największym błędem menedżerów jest traktowanie ogłoszenia jako sygnału do rozpoczęcia przygotowań. Realnie przygotowania zaczynają się dużo wcześniej, bo część rzeczy da się zrobić tylko z wyprzedzeniem. Placówka musi mieć aktualny wpis w Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą, a struktura zgłoszona w ofercie — komórki organizacyjne, ich kody resortowe i adresy miejsc udzielania świadczeń — musi odpowiadać temu, co widnieje w księdze rejestrowej. Potrzebne są też konto w Portalu Świadczeniodawcy lub w systemie SZOI właściwego oddziału, aktualna umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej oraz uporządkowana dokumentacja personelu i sprzętu. Rozbieżność między rejestrem a ofertą to jeden z częstszych powodów kłopotów, a w trakcie postępowania bywa już za późno, by ją usunąć.

Potencjał wykonawczy: personel, sprzęt, harmonogram

Sercem oferty jest potencjał wykonawczy, czyli opis tego, czym placówka dysponuje w miejscu udzielania świadczeń. Wymagania minimalne wynikają z tzw. rozporządzeń koszykowych o świadczeniach gwarantowanych, które dla każdego rodzaju i zakresu wskazują wymagany personel, wyposażenie w sprzęt i aparaturę medyczną oraz warunki organizacyjne. Te wymagania są progiem: ich niespełnienie nie obniża punktacji, tylko wyklucza. Osobną warstwą są kryteria oceny ofert. Ustawa wymienia jakość, kompleksowość, dostępność, ciągłość i cenę, a rozporządzenie Ministra Zdrowia z 5 sierpnia 2016 r. w sprawie szczegółowych kryteriów wyboru ofert rozpisuje je na konkretne pozycje punktowane w poszczególnych zakresach świadczeń.

W praktyce oznacza to, że budowa oferty jest ćwiczeniem z czytania tabel. Trzeba sprawdzić, jakie kwalifikacje personelu są w danym zakresie punktowane dodatkowo, jaki sprzęt daje punkty ponad wymagane minimum, czy premiowana jest praca w określonych godzinach albo w soboty, czy liczy się posiadanie certyfikatu jakości, i dopiero wtedy decydować o kształcie zespołu i harmonogramu. Trzy rzeczy sprawiają najwięcej problemów. Po pierwsze harmonogramy: godziny pracy komórki organizacyjnej muszą się spinać z harmonogramami poszczególnych osób, a te same osoby nie mogą być w tym samym czasie wykazywane w kilku miejscach. Po drugie tytuł prawny do sprzętu i jego lokalizacja — aparat wykazany w ofercie musi być dostępny w zgłoszonym miejscu udzielania świadczeń i mieć aktualne przeglądy. Po trzecie dokumenty personelu: dyplomy, zaświadczenia o specjalizacji, kursy i staż pracy trzeba mieć zebrane wcześniej, bo dopinanie ich w ostatnim tygodniu prowadzi do pomyłek, których nie da się potem naprawić.

Praca w aplikacji ofertowej i forma złożenia oferty

Ofertę przygotowuje się w udostępnianej przez Fundusz aplikacji ofertowej NFZ-KO. Schemat pracy jest zawsze podobny: oferent pobiera zapytanie ofertowe dotyczące konkretnego postępowania, zasila aplikację profilem potencjału pochodzącym z Portalu Świadczeniodawcy albo SZOI, uzupełnia dane o miejscach udzielania świadczeń, personelu, sprzęcie i harmonogramach, wprowadza liczbę oferowanych świadczeń oraz cenę, a na końcu generuje ofertę. Warto pilnować, by korzystać z aktualnej wersji aplikacji publikowanej przez oddział — starsza wersja potrafi wygenerować plik, którego komisja nie wczyta. Ofertę składa się zwykle w dwóch postaciach: elektronicznej, wygenerowanej z aplikacji, oraz papierowej, podpisanej przez osoby uprawnione do reprezentacji, z ponumerowanymi i parafowanymi stronami, w zamkniętej kopercie opisanej zgodnie z ogłoszeniem, wraz z załącznikami: oświadczeniami, pełnomocnictwami, polisą OC, umowami z podwykonawcami i dokumentami potwierdzającymi kwalifikacje.

Ten etap jest pracochłonny i mało wdzięczny, dlatego część placówek — zwłaszcza mniejszych, bez rozbudowanego działu administracji — powierza go na zewnątrz. Na rynku działają firmy wyspecjalizowane w obsłudze kontraktowania i rozliczeń z Funduszem, jak łódzki RKMed prowadzący serwis rozliczenia-rkmed.pl, które przejmują przygotowanie oferty, weryfikację potencjału i pilnowanie terminów. Rozwiązanie zewnętrzne ma sens przede wszystkim tam, gdzie postępowania zdarzają się rzadko i nie opłaca się utrzymywać wewnętrznej kompetencji, którą trzeba stale odświeżać. Nie zwalnia to jednak kierownictwa placówki z odpowiedzialności za prawdziwość danych — to podmiot leczniczy oświadcza, czym dysponuje.

Błędy formalne i odrzucenie oferty

Konkurs ofert dzieli się na część jawną i niejawną. W części jawnej, w obecności oferentów, komisja stwierdza prawidłowość ogłoszenia i liczbę złożonych ofert, otwiera koperty, ustala, które oferty spełniają warunki, oraz przyjmuje do protokołu wyjaśnienia i oświadczenia oferentów. W części niejawnej komisja ocenia oferty, może przeprowadzić negocjacje dotyczące liczby planowanych świadczeń i ceny, wybrać najkorzystniejsze oferty albo nie wybrać żadnej, jeżeli żadna nie zapewnia właściwego udzielania świadczeń.

Odrzucenie oferty to instytucja opisana wprost w ustawie i komisja nie ma tu swobody uznania. Odrzuceniu podlega między innymi oferta złożona po terminie, zawierająca nieprawdziwe informacje, w której nie określono przedmiotu, liczby lub ceny świadczeń, zawierająca rażąco niską cenę, nieważna na podstawie odrębnych przepisów, złożona jako oferta alternatywna, niespełniająca wymaganych warunków, a także oferta podmiotu, z którym rozwiązano wcześniej umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia z przyczyn leżących po jego stronie. Komisja może wezwać do usunięcia braków formalnych w wyznaczonym terminie, ale nie każdy problem jest brakiem formalnym — dopisanie lekarza, którego w ofercie nie było, albo zmiana ceny to już nie uzupełnienie. Warto też odróżnić odrzucenie od niewybrania oferty: w pierwszym przypadku oferta wypada z postępowania z przyczyn formalnych, w drugim po prostu przegrywa punktowo z innymi. Osobną kategorią ryzyka jest wykazanie zasobów, których nie ma — informacja nieprawdziwa jest samodzielną przesłanką odrzucenia i potrafi ciągnąć się za placówką w kolejnych postępowaniach.

Protest, odwołanie i droga sądowa

Ustawa przewiduje dwa środki zaskarżenia, w różnych momentach i o różnym zakresie. Protest dotyczy czynności podejmowanych w toku postępowania i wnosi się go do komisji konkursowej w terminie 7 dni roboczych od dnia dokonania zaskarżonej czynności, przy czym musi to nastąpić przed zakończeniem postępowania. Komisja rozpatruje protest w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, a jego wniesienie co do zasady zawiesza postępowanie do czasu rozstrzygnięcia — chyba że protest jest oczywiście bezzasadny. Jeżeli komisja uzna protest, powtarza zaskarżoną czynność. Protest złożony po terminie nie podlega rozpatrzeniu.

Odwołanie dotyczy natomiast rozstrzygnięcia całego postępowania i wnosi się je w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia o rozstrzygnięciu. Wniesienie odwołania wstrzymuje zawarcie umowy do czasu jego rozpatrzenia, a postępowanie odwoławcze kończy się decyzją administracyjną, która po wyczerpaniu trybu staje się ostateczna. Na ostateczną decyzję przysługuje skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego, wnoszona za pośrednictwem organu w terminie 30 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia. Warunkiem skutecznego skorzystania z tych środków jest wykazanie, że interes prawny oferenta doznał uszczerbku wskutek naruszenia przez Fundusz zasad prowadzenia postępowania, a między jednym a drugim istnieje związek — samo niezadowolenie z liczby przyznanych punktów nie wystarcza. Ponieważ szczegóły trybu i właściwość organu bywają aktualizowane, tryb wniesienia odwołania i pouczenie o dalszych krokach należy każdorazowo sprawdzić w treści ogłoszenia oraz w informacjach właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ.

Co z tego wynika dla placówki — praktyczne podsumowanie

Praktyczny wniosek jest taki, że o wyniku postępowania decyduje głównie to, co placówka zrobiła przed ogłoszeniem. Uporządkowany wpis w RPWDL, zgodność struktury organizacyjnej z tym, co ma się znaleźć w ofercie, aktualne konto w Portalu Świadczeniodawcy lub SZOI, komplet dokumentów personelu i sprzętu, przemyślany harmonogram i lektura tabel kryteriów dla właściwego zakresu — to praca do wykonania poza gorączką konkursową. Kiedy ogłoszenie już się pojawi, sensowna kolejność działań jest prosta: przeczytać całe ogłoszenie razem z załącznikami i zarządzeniem Prezesa NFZ dla danego rodzaju świadczeń, zestawić wymagania minimalne z realnym stanem placówki, sprawdzić w tabelach kryteriów, gdzie da się jeszcze zdobyć punkty, dopiero potem wypełniać aplikację ofertową i zostawić sobie kilka dni zapasu na złożenie kompletu dokumentów.

Warto też z góry przyjąć, że postępowanie może zakończyć się niepowodzeniem, i wiedzieć, co wtedy zrobić. Terminy na protest i odwołanie są krótkie, liczone w dniach, więc decyzję o ich wniesieniu trzeba podjąć szybko i na podstawie dokumentów, a nie wrażeń — pomaga w tym prowadzenie własnych notatek z części jawnej oraz zachowanie kopii wszystkiego, co zostało złożone. Jeżeli postępowanie zostanie unieważnione albo w danym zakresie zgłosi się bardzo niewielu oferentów, otwiera się jeszcze ścieżka rokowań, o której również informuje ogłoszenie. Niezależnie od tego, czy placówka prowadzi kontraktowanie sama, czy z zewnętrznym wsparciem, kluczowa jest ta sama zasada: oferta ma być wierną, dającą się udokumentować fotografią zasobów, którymi podmiot rzeczywiście dysponuje w konkretnym miejscu i czasie.